Huduma za Mawasiliano

Wakala wa Ufundi na Umeme (TEMESA) ndio uliokasimishwa dhamana ya kusimamia matengenezo ya magari, pikipiki na mitambo ya serikali kupitia kanuni za Sheria ya Udhibiti wa Ununuzi wa Umma kanuni ya 137 ya mwaka 2013 na marekebisho yake ya mwaka 2016, ambayo inazitaka Wizara, Idara, Wakala za Serikali, Mashirika ya Umma, Taasisi za Umma, Halmashauri za Majiji, Manispaa, Miji, Wilaya na Sekretarieti za Mikoa na Wilaya au Taasisi yoyote, pamoja na watu binafsi watakaohitaji kupatiwa huduma na TEMESA kufuata muongozo/sheria hiyo.

Hata hivyo pamoja na kuwepo Sheria ya Ununuzi wa Umma kama muhimili wa kusimamia taratibu za matengenezoya magari, pikipiki na mitambo ya serikali, kuna baadhi ya Taasisi za serikali zinatafsiri isivyo sahihi na kujenga dhana kuwa sheria ya Ununuzi wa Umma imeruhusu matengenezo kufanyika bila idhini ya TEMESA, dhana ambayo sio sahihi. Hali hiyo ya kutotumia TEMESA imesababisha kazi na huduma zinazotolewa kwa taasisi za Serikali kufanywa kinyume na matakwa ya sheria na baadhi kutumia vipuri feki ambavyo vina viwango hafifu visivyoendana na thamani halisi ya fedha iliyotumika.

Kutokana na upungufu huo, Serikali iliona utolewe mwongozo utakaolekeza utaratibu sahihi wa kufanya matengenezo ya magari, pikipiki na mitambo ambapo imekua ni hatua muhimu inayoendana na matakwa ya uboreshaji utendaji kazi na uwajibikaji wa pamoja katika sekta ya Umma ili kuweka bayana majukumu na wajibu wa kila Taasisi ndani ya Serikali.

Mchakato wa matengenezo ya magari, pikipiki na mitambo ya Serikali katika karakana za TEMESA hupitia hatua kadha wa kadha kabla ya kukamilika. Hapa Wakala unaainisha taratibu zinazotakiwa kufuatwa na Taasisi za Serikali katika matengenezo ya magari, pikipiki na mitambo.

Katika mchakato wa awali, Afisa husika wa Masijala ambaye hutunza majalada ya magari yanayohudumiwa kwenye karakana husika, hupokea barua ya maombi ya matengenezo ya gari husika kutoka kwa muhusika. Ratiba ya matengenezo ya kinga kwa magari, pikipiki, mitambo ya wateja hutunzwa na kusambazwa kwa kila mteja atakayekuwa anahusika na utaratibu huo kupitia kadi ya huduma (service card) itakayowekwa kwenye chombo husika.

Dereva anayeendesha gari, pikipiki au mtambo husika, atatakiwa kutoa taarifa ya kumkumbusha Afisa Usafirishaji wa taasisi yake kuhusu kukaribia kwa kilomita za matengenezo ya kinga (service)

Baada ya hatua hiyo, Meneja wa TEMESA atatakiwa kujiridhisha kama gari husika linadaiwa au la na kutoa maelekezo kwa Fundi mkuu kuendelea na taratibu za ukaguzi, Fundi mkuu atapitia kumbukumbu za matengenezo na kuelekeza jalada kwa kitengo cha ukaguzi kujiridhisha kama gari halidaiwi, kama gari husika linadaiwa wahusika watawasiliana na mteja kwa madhumuni ya kurudisha gari.

Baada ya kujiridhisha, Mkuu wa kitengo cha ukaguzi pamoja na dereva wa gari husika watakagua gari husika na kuoanisha magonjwa ya sasa na yaliyopita ili kubaini yanayojirudia kwa ajili ya kutafuta sababu na suluhisho.

Hatua itakayofuata baada ya hapo ni kwa Afisa manunuzi pamoja na Mkaguzi wa gari kulinganisha orodha ya magonjwa na vipuri vilivyoko stoo na kufanya mchakato wa kupata bei ya vipuri ambavyo haviko bohari na kuanza kuandaa makisio ya gharama za vipuri/vilainishi vitakavyohitajika. Mkuu wa matengenezo atahakiki orodha ya magonjwa na gharama za vipuri/vilainishi na kuweka muda na tozo la huduma kwa kuzingatia tozo kulingana na muda utakaotumika kufanya kazi hiyo (man hour rate).

Baada ya hatua hiyo, Meneja wa mkoa pamoja na Afisa masijala watapitia magonjwa na gharama za matengenezo na kujiridhisha usahihi wake na kuridhia makisio kupelekwa kwa mteja. Baada ya hatua hiyo, Afisa masijala atapeleka barua yenye makisio kwa mteja na atatunza jalada la gari linalosubiri ridhaa ya mteja.

Aidha, Afisa usafirishaji kwa upande wa mteja atatakiwa kuwasiliana na TEMESA kuthibitisha kuwa wameridhia makisio ama kutoyaridhia na kama wameyaridhia je wanayo fedha kwa ajili ya matengenezo ya kinga na kuandaa hati ya dhamana ya ununuzi Local Purchase Order (LPO) na kuiwasilisha TEMESA. Afisa masijala atapokea LPO kwa ajili ya matengenezo na mteja atawasilisha gari, pikipiki au mtambo katika karakana husika ya TEMESA kwa ajili ya matengenezo.

Meneja wa mkoa ataruhusu gari hilo kuendelea kufanyiwa matengenezo na TEMESA itatekeleza matengenezo hayo kulingana na mkataba wa Huduma kwa Mteja. Mkuu wa kitengo cha matengenezo atapokea gari na pia atapokea vipuri/vilainishi kutoka stoo kulingana na matengenezo yanayotakiwa huku akimshirikisha dereva kushuhudia vipuri na vilainishi vitakavyowekwa kwenye gari. Mkuu wa matengenezo atasimamia na kuhakikisha yanafanyika kwa weledi ndani ya muda. Dereva au Afisa usafirishaji ataruhusiwa kuwepo muda wote akishuhudia chombo chake kikifanyiwa matengenezo.

Aidha kama wakati wa matengenezo itabainika kwamba kuna matengenezo ya ziada yanahitajika, mteja atajulishwa magonjwa yaliyobainika na gharama zake ili aridhie kabla matengenezo hayo kufanyika.

Baada ya matengenezo kufanyika, dereva/Afisa usafirishaji wa mteja atasaini hati ya uthibitisho wa kukamilika kwa matengenezo na yale ya ziada kama yapo na itaambatanishwa kwenye hati ya madai. Baada ya hatua hiyo, afisa aliyekagua gari mwanzoni atalikagua tena baada ya kufanyiwa matengenezo na kufanya (on road test) kwa kushirikiana na dereva, kama kuna marekebisho atarudisha gari hilo TEMESA na kama hayapo atakabidhi jalada uhasibu kwa ajili ya maandalizi ya hati ya madai na (control number).

Baada ya hatua hiyo, muhasibu wa TEMESA ataandaa hati ya madai ya kujiridhisha na viambatanisho vyake kama nakala ya barua ya mleta maombi, LPO na fomu ya kukamilika kwa matengenezo.

Meneja wa mkoa atajiridhisha kama hati ya madai iko sahihi pamoja na viambatisho vyake na kuridhia hati kupelekwa kwa mteja, baada ya hatua hiyo, dereva/ afisa usafirishaji atakabidhiwa gari, pikipiki au mtambo wake baada ya kusaini kibali cha kuondoka na gari (gate pass) na hati ya madai itapelekwa ofisini kwa mteja kwa kutumia (dispatch) kwa ajili ya kuandaa malipo ya kazi iliyofanyika. Dereva pia atakabidhiwa vifaa/vipuri vyote vya zamani vilivyofunguliwa kwenye chombo husika na kufungwa vipya ili kuvirejesha ofisini kwake.

Mwisho kabisa Meneja ataruhusu gari hilo kuondoka karakana na Afisa wa masijala atampatia dereva hati ya madai kwa ajili ya malipo na atatunza jalada la gari husika masijala likiwa na nakala za viambatisho vya matengenezo ya gari.